英語でオンラインミーティング！挨拶や司会で使える簡単フレーズを紹介

• 海外とのオンラインミーティングについていけない
• 海外のクライアントとのミーティング、どう進行すれば良いのかわからない
• 海外のミーティングでうまくコミュニケーションが取れず悔しい

このように海外とのオンラインミーティングに関する悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？

海外とのミーティングは日本のミーティングとは勝手が違うことも多々あり、苦手な人が多いものです。

また会議で英語を使うことに苦手意識を持つ人も多いでしょう。

この記事を読めば

• 海外と日本の会議の違い
• 海外との会議で気を付けるべき点
• オンラインミーティングに使える英語表現
• Web会議にも役立つ英語学習法

などがわかります。

海外とのミーティングを成功させるポイントは、「英語力」だけではありません。
日本の会議との違いを理解し会議に臨むだけでも、海外とのWebミーティングはかなりやりやすくなります。

• これから海外とのWebミーティングを控えている人
• もっと自信をもって海外とのオンライン会議を行いたい人

このような方はぜひ今回の記事を参考にしてくださいね。

海外と日本の会議の違い

海外と日本の会議の違いは、使用する言語だけではありません。

進め方や重視する点など様々な違いがあります。

この違いを理解していないために、会議がスムーズに進行しないケースもよくあるもの。

だからこそまずは海外と日本の会議の違いを見ていきましょう。

①参加する人数

海外の会議は、日本の会議よりも参加する人数が少ないことが多いです。
なぜなら海外の会議では「生産性」が重視されるため、会議の議題に直接関わる人だけが参加するのが通常だからです。

日本の会議は関係部署に所属するというだけで、その会議の議題に直接関係がない人まで参加することが多くあります。
議事録をとるだけの人がいたりもしますし、「将来的に関わるかもしれないから、◎◎さんもとりあえず会議に呼んでおこう」ということも珍しくないですよね。

海外の会議の場合、議事録は各自で必要事項をメモするため基本的に議事録係はいません。
相手の時間を奪うことになってしまうため、その会議の議題に関わることが明確でないかぎり「とりあえず」会議に呼ぶこともありません。

海外とのミーティングを主催する際は、会議の議題に関わる最小限の人数を呼ぶようにしましょう。

②ディスカッション重視

日本の場合、会議は「議論の場」ではなく「報告の場」となっていることが少なくありません。
課に所属する全員が集まり進捗を報告しあったり、連絡事項を伝えたりする「定例会議」がある会社も多いでしょう。

海外の会議は「報告」ではなく、「議論」の先にある「成果物」の収穫が目的です。
そのため日本のように、最初はAさんが発言してください…、じゃあ次はBさんで…というような進行ではなく、「ディスカッション」が行われるのが基本になります。
ディスカッションをし、問題解決の糸口を見つける、次のプロジェクトの取り組み方を決めるなど、何かしらの「成果物」を作り上げていくのです。

これは海外の会議では議題と会議における目標（＝成果物）が明確であるとも言い換えられます。

このことを念頭に置いておくと、日本と海外の会議参加者の会議に対する考え方のギャップが少なくなり、会議をしたのになんの成果も得られなかった…、時間を無駄にした…という海外からの参加者の不満が少なくなります。

③会議にかける時間

海外の会議にかける時間は、一般的に日本より短いです。
なぜなら海外の場合は明確に開始時間と終了時間が決められており、その中で成果物（＝会議の議題に対する結論等）を作り上げていくからです。

「日本人は時間を守らない。なぜなら始める時間は守っても終わる時間は守らないから」なんていうビジネスジョークもありますが、実際に日本の場合は会議の開始時間は決められていても、終了時間が決まっていないことが多々あります。
議題が終わるまで会議をすることも珍しくありません。

海外との会議では議題とゴールを明確にさだめ、どのくらい時間が必要か見積もり、しっかりと開始時間と終了時間を決めて会議を開催しましょう。

海外との会議で気を付けるべき点

上記のように海外と日本の会議には違いがあります。

その違いをふまえ、以下2点に気を付けて海外との会議に臨みましょう。

• アジェンダを準備しておく
• 意見をもち発言や準備をしておく

それぞれについて詳しく説明します。

アジェンダを準備しておく

会議の前に「会議の日程」や「会議の議題」が記載されたアジェンダを準備し、会議参加者にシェアしておきましょう。

なぜなら海外と日本の会議の違いでも言及した通り、海外の会議では議題とゴールの設定が明確であり、参加者もそのための準備が求められているからです。

なおアジェンダとは英語で「予定表」という意味ではありますが、ビジネスシーンでのアジェンダは「行動指針」あるいは「実行に移されるべき事柄」的意味合いで用いられることが多いです。

つまり会議におけるアジェンダに書かれた「会議の議題」とは、会議でディスカッションされるテーマという意味合いの他、その会議で「結論をだしたいこと（＝成果物）」ということでもあります。

アジェンダをシェアしておくことで、会議参加者もしっかりと準備をして会議に臨むことができ、効果的な会議が実施できるようになりますよ。

意見をもち発言や質問をする

海外での会議の目的は「議題に対する一定の結論を出すこと（＝成果物の作成）」です。
そのためにディスカッションを通じた意見のやりとりが行われます。

報告がメインの日本の定例会議などと違い、司会者が順番に発言する人を指名してくれることはありません。

自ら積極的に意見をもち、発言や質問をすることが求められています。

自ら発言・質問しない人は会議に貢献していない＝仕事をしていないとみなされることすらあるのです。

また建設的な反対意見などは歓迎されます。
日本の場合会議がスムーズに終わるように、空気を読んで反対意見を言ったりしないことさえあることを考えると、まったく真逆の態度が求められていると言えますね。

オンラインミーティング前に使えるフレーズ

海外とのオンラインミーティングが英語のせいで苦手…という人は多いでしょう。

ここからはオンラインミーティングに役立つ英語フレーズをご紹介します。

都合をきく

まずはオンラインミーティングの日程を決めるために、相手の都合を確認したいときに使える英語表現です。

◆Could you please let me know your availability for an online meeting?
オンラインミーティングのためのご都合をお知らせいただけますか？

◆Would it be possible to check when you’re free for an online meeting?
いつご自身がオンラインミーティングにご参加可能かご確認いただけますでしょうか？

いくつかの時間から都合の良い時間を選んでほしいときは以下のような表現を使い、候補日時を提示します。

◆Could you please let me know the most convenient time from the following schedule?
以下の日程の中で、もっとも都合の良い時間を教えてください。

具体的なメールの例は以下のようになります。

ミーティング日程のお知らせ

ミーティング日程が決まったら、すみやかに開催日時を参加者に知らせましょう。
アジェンダの送付も可能であればこのタイミングで行います。
無理な場合は後日あらためて送付する旨をつけ加えておき、余裕をもって会議の準備ができるようなるべく早くアジェンダを送付してください。

ミーティング日程が決定したことを知らせるときに使える英語表現です。

◆I wanted to let you know that we’ve finalized the meeting date and time: [Month] [Date] at [Time]
ミーティングの日程が確定しましたので、お知らせいたします：[月] [日] [時間]です。

◆Our meeting is scheduled for [Month] [Date] at [Time].
ミーティングは[月] [日] [時間]に予定されています。

アジェンダの確認をお願いするときは、以下のような表現が使えます。

◆Attached is the agenda for your review.
アジェンダを添付したので、ご確認お願いします。
後でアジェンダを送るときは、以下の文言を付け加えておきましょう。

◆An agenda will be sent to you later.
アジェンダは後ほど送付いたします

具体的なメール内容は以下のようになります。

以下は、ミーティングの日程が確定したこととアジェンダの確認を依頼するための英語のメール文面です。

添付資料と事前の連絡

アジェンダの他に資料の送付や事前の連絡がある場合は、以下のような表現がつかえます。

◆I am attaching the documents for our upcoming online meeting.
次回のオンラインミーティングのための資料を添付しています。

◆Please review the attached materials ahead of our upcoming online meeting.
次回のオンラインミーティングの前に資料を共有しますので、ご確認お願いします。

◆If you have any questions or additional items you would like to discuss, please let me know.
質問や追加で取り上げてほしい項目などがありましたら、お知らせください。

なおWebミーティングのツール・URLが決まったら、こちらもあらかじめ連絡しておきましょう。

◆The meeting will be held via Zoom. When it’s time, please access the following URL:
https://◎◎◎◎
This will direct you to the video chat screen.
当日はZoomでのWebミーティングとなります。お時間になりましたら、下記URLにアクセスをお願い致します。
https://◎◎◎◎
ビデオチャット画面に遷移します。

アプリインストールの説明

WebミーティングはZoomやMicrosoft Teams.、Google Meet.といったものを使って行われますが、中にはそういったツールの操作に慣れていない人もいます。

ミーティングツール・URLを送付するときに、アカウント登録やプラグインのインストール、操作方法などを案内しておくと良いでしょう。

◆You can register your account and install the plugin from the following URL, so I would appreciate it if you could prepare in advance.
以下のURLからアカウント登録とプラグインのインストールができますので、事前にご準備をお願いできればと思います。

◆If you are unsure about how to operate [◎◎], please refer to the following URL and conduct a connection test. Your cooperation would be greatly appreciated.
また◎◎の操作に不安がある場合は、以下URLを参考に接続テストをして頂ければ幸いです。

トラブル時の連絡について

オンラインミーティングは接続問題や技術的な問題などで、参加者が上手くミーティングURLに接続できないことがあります。

そういった問題が発生した場合どこに連絡をすれば良いのか、あらかじめ参加者に伝えておきましょう。

◆If you encounter any issues, please contact us at the following contact
何か問題が発生しましたら、こちらの連絡先までご連絡ください。

【挨拶】オンラインミーティングで使える英語フレーズ

ここからはオンラインミーティングで使える英語フレーズをご紹介します。

オンラインミーティングが始まったら、いきなり本題に入るのではなく自己紹介や参加者の紹介、そしてスモールトークをしましょう。

スモールトークとはいわゆる雑談的なもので、アイスブレイクとも言われます。

スモールトークは会議前の緊張感などを和らげる効果があり、海外の会議では会議前にこのスモールトークをするのが一般的です。

まずは挨拶やスモールトークで使える英語フレーズをご紹介します。

スモールトークでつかえる英語フレーズ

スモールトークで使える英語フレーズです。

会議参加者との関係性にもよりますが、基本的には天気や週末のことなど当たり障りのない話題を選ぶようにしましょう。

◆How was your weekend?
週末はどうでしたか？

◆Do you have any plans for the holidays?
休暇中の予定はありますか？

◆How are you adjusting to working from home?
在宅勤務には慣れてきましたか？

◆Have you tried the food at that new restaurant?
あの新しいレストランの料理は試しましたか？

自己紹介で使える英語フレーズ

Webミーティングに面識がない人がいる場合は、会議の前に自己紹介を行います。
会議主催者から自己紹介を求められることも多いので、あらかじめ練習してスムーズに言えるようにしておきましょう。

◆Hello everyone, my name is [自分の名前]. I work as [職位／役職] at [Company/Organization].
皆さん、こんにちは。私の名前は[自分の名前]です。私は[職位／役職]として[会社／組織]で働いています。

◆Hi, my name is [自分の名前].I’m responsible for [主な担当業務／プロジェクト].
こんにちは。私の名前は[自分の名前]です。私は[主な担当業務／プロジェクト]を担当しています。

また自己紹介のあとに、簡単に仕事やプロジェクトにかける意気込みを付け加えると参加者に積極的な印象を与えることができます。

◆ I look forward to collaborating with all of you.
皆さんと協力できることを楽しみにしています。

◆I am committed to giving my all to ensure the success of the project.
プロジェクトが成功するように全力で取り組みたいと思います。

参加者を紹介するときに使える英語フレーズ

ミーティング主催者として会議に参加する場合、会議前に会議参加者の簡単な紹介を行います。

参加者を紹介するときに使える英語フレーズをご紹介します。

◆Let me introduce our first participant, [参加者の名前]. She/he is [参加者の職位／役職] at [参加者の会社／組織].
まず最初に、[参加者の名前]さんをご紹介します。彼／彼女は [参加者の職位／役職]で、[参加者の会社／組織]に所属しています。

◆Next, we have [参加者の名前], who brings expertise in [参加者の専門知識／担当業務].
次に、[参加者の名前]さんです。彼／彼女は [参加者の専門知識／担当業務]において専門的な知識を持っています。

◆I would like to introduce [参加者の名前]. She/he will be presenting on [プレゼンテーションのテーマ].
[参加者の名前]さんをご紹介します。彼／彼女は [プレゼンテーションのテーマ]についてプレゼンを行います。

【会議中】オンラインミーティング中に使える英語フレーズ

次はWeb会議中に使える便利な英語フレーズをご紹介します。

進行に使える英語フレーズ

まずは会議主催者として進行に使える英語フレーズです。

◆We will now begin the meeting regarding[トピック／議題項目].
これから[トピック／議題項目]に関する会議を始めます。

◆Please refer to page[ページ番号] in the materials.
資料の[ページ番号]をご覧ください。

◆Could [名前] please provide an overview of this topic?
[名前]さん、このトピックについての概要を説明していただけますか？

◆Let’s open the floor for questions and discussion.
質問や議論のために、広く参加者に意見を述べていただきます。

◆I’d like to hear everyone’s input on this matter.
皆さんの意見を聞きたいと思います。

◆We need to make a decision on [具体的な問題]. Let’s discuss the options.
[具体的な問題]について決定をしなければなりません。選択肢について話し合いましょう。

◆Let’s summarize the key points before moving forward.
次に進む前に、主なポイントをまとめましょう。

◆We’re running short on time, so let’s focus on the most important aspects.
時間が不足していますので、重要な側面に焦点を当てましょう。

◆Before we conclude, does anyone have any final thoughts or comments?
締めくくりの前に、最後の意見やコメントはありますか？

会議をスムーズにするための英語表現

参加人数が多い場合などは、マイクのミュート等についてのルールをあらかじめ伝えておきましょう。

会議をスムーズにするための英語表現をご紹介します。

◆Please keep your microphone muted when you’re not speaking.
発言をしない間はマイクをミュートにしておいてください。

◆（発言がかぶってしまったときに）Sorry about that. Please go ahead and speak first.
すみません。先にお話しください。

質問や提案に使える英語フレーズ

内容についての質問や提案があるときに使える英語フレーズです。

◆Could you please give a brief explanation of page[ページ番号] of the document again?
もう一度資料[ページ番号]を簡単に説明してもらえますか？

◆Can you provide more details about [特定の側面]?
[特定の側面]について詳細を教えていただけますか？

◆I suggest we consider [特定のアイデア／解決策] as a possible solution.
[特定のアイデア／解決策] を検討してみることを提案します。

◆I recommend that we prioritize[特定のタスク] to meet our deadline.
締め切りを守るために[特定のタスク]を優先することをお勧めします。

会議の締めに使える英語フレーズ

会議の最後は、まとめと感謝の気持ちで締めくくりましょう。

次回会議日程が決まっている場合は、このときに簡単に日程を確認しておきます。

会議の締めに使える英語フレーズを見ていきましょう。

◆Thank you all for your valuable contributions and insights today.
皆さん、今日は貴重なご意見と洞察をありがとうございました。

◆Let’s summarize the key takeaways from today’s meeting.
本日の会議での重要なポイントをまとめましょう。

◆Our next meeting is scheduled for [日付] at [時間]. Please mark your calendars accordingly.
次回の会議は[日付]の[時間]に予定されています。皆さん、カレンダーにマークしておいてください。

◆If you have any further questions or need additional information, feel free to reach out to me.
質問や追加情報がある場合は、お気軽にご連絡ください。

【トラブル編】オンラインミーティングで使える英語フレーズ

ネット空間を介して行うWebミーティングは、音声や接続などトラブルがおきやすいもの。

トラブルが起きた時に使える英語フレーズを見ていきましょう。

接続に問題があるときに使える英語フレーズ　

◆I apologize for the interruption. There seems to be an issue with my connection.
申し訳ありませんが、途切れてしまいました。接続に問題があるようです。

◆Could you repeat that? I missed what you said due to the audio problem.
もう一度お願いできますか？音声の問題で聞き逃してしまいました。

◆Let’s try reconnecting to see if the audio improves.
音声が改善されるかどうかを確認するために再接続してみましょう。

◆Is anyone else having audio issues, or is it just me?
他のみなさんも音声の問題がありますか？それとも私だけですか？

◆Since the audio issues persist, let’s switch to a different platform.
音声の問題が続いているので、別のプラットフォームに切り替えましょう。

映像に問題があるときに使える英語表現

◆I’m sorry, but the screen is not being shared.
すみませんが、画面がシェアされていません。

◆It seems like there’s a mismatch between the video and audio.
映像と音声があっていないようです。

◆I’m unable to share my screen.
画面のシェアができません。

そのほかのトラブルで使える英語表現

◆Mr./Ms.[名前] mentioned that they will be a little late for the meeting.
[名前]さんは少し会議に遅れるとのことです。

◆Mr./Ms. [名前] is not present. Does anyone know what happened?
[名前]さんがいないのですが、何があったかご存じの方はいますか？

Web会議も怖くない！最適英語学習法

ただでさえ会議で英語を使うのが苦手なのに、Web会議での英語はもっと聞き取りづらく感じる…。

そんな人は多いと思います。

しかし英語を使ったWeb会議も、しっかりとポイントをおさえて学習すればかなり取り組みやすくなるものです。

続いてはWeb会議をこなせるようになるための最適英語学習法を紹介します。

初心者は英検3級レベルの基礎学習から

上記でご紹介したWebミーティングで頻出のフレーズを覚えることで、英語でのオンラインミーティングもかなり楽にこなせるようになります。

一方で相手の言っていることを聞き取ったり、上記フレーズの単語の一部を変更し別の表現に変えたりするのに、最低でも英検3級レベルが必要です。

英語初心者は、まずは英検3級レベルの英語の基礎をしっかりとおさえましょう。

上記でご紹介した英語表現も、ビジネスシーンを想定しているため堅い表現にはなっているものの、そのほとんどが英検3級レベルの単語あるいはそこから派生する単語で成り立っています。

3級レベルの単語や文法を「使えるレベル」までインプット・アウトプットすれば、たとえビジネスシーンでのWeb会議でも多くの場合で対応可能です。

使えるビジネスフレーズをアウトプット

Web会議をスムーズにこなすには、やはり英語力があるに越したことはありません。

しかし急に海外との会議が決まり、英語力アップをする時間がない場合もあるでしょう。

そんなときは、頻出のビジネスフレーズを丸ごとアウトプットしてしまいましょう。

会議で使われる英語フレーズは、実は限定的です。
頻出のフレーズを覚え単語を入れ替えるだけでも、かなり楽に会議で言いたいことが言えるようになります。

とにかく何回も口にだし、反射的にフレーズが出てくるまで練習してください。

リスニング力UP!リプロダクショントレーニング

英語でのオンラインミーティングで必要な能力は、自分の言いたいことを話す能力＝スピーキング力だけではありません。

相手の話していることを理解する力＝リスニング力も必要です。

リスニング力アップにおすすめなのが「リプロダクショントレーニング」です。

リプロダクションは英語トレーニングの手法であり、英語の音声を聞いて正確に再現することを目指します。
具体的なステップは以下です。
①音声をきく
②音声を止める
③リピートする

ただこれは単に音を真似するのではなく、事前に英文構造や意味を「理解」してからおこないましょう。
また発音は「文字から」ではなく歌を真似するように「聞こえたまま」を忠実に真似することが重要です。そうすることで自己流発音から卒業でき、発音力もどんどん向上していきます。

なおリプロダクションに使う教材は、必ずネイティブの音源がついているものを選んでください。

おすすめの教材は以下の3つです。

① 英語リプロダクション トレーニング 短期間で飛躍的に話せるようになる!
「 英語リプロダクション トレーニング」は
1.単語・フレーズ練習
2.シャドーイング・リピーティング
3.サイトトランスレーション（＝文単位で話す）
4.リプロダクション
の4ステップでスピーキング力を高める英語教本です。
単語、文法は中学校英語で十分対応できるものが使われており、英語初心者でも取り組みやすくなっています。
単語やフレーズはある程度知っているけれど、上手に口からでてこない…そんな人におすすめの教材です。

②どんどん話すための瞬間英作文トレーニング
どんどん話すための瞬間英作文トレーニングは、瞬間英作文向けの英語教材です。
中学校3年生レベルの単語・英文に限定されているため、英語初心者でもスムーズに瞬間英作文に取り組むことができます。
瞬間英作文の教材ではありますが、解説や単語説明、英語音源があり、リプロダクショントレーニング教材としてもおすすめです。
なお同じシリーズで高校英語レベルの「英語構文を使いこなす瞬間英作文トレーニング」もあり、この本と合わせて使うことで段階的に負荷を加えていくことができます。

③ビジネス英語パワー音読トレーニング
ビジネス英語パワー音読トレーニング は、その名前の通りビジネスシーンで頻出の英文で音読トレーニングを行っていきます。
無生物主語や基本同士といった「5つの武器」に重点をおいており、これらをしっかりと身につけることでスムーズに言いたいことが口からでるようになっていきます。
解説もわかりやすく、またネイティブの音声もあり、リプロダクショントレーニングにも◎です。
ある程度難易度の高い単語も使われているため、中学校レベルの英語をしっかり理解している人におすすめします。

まとめ

いかがでしたか？日本と海外の会議は勝手が違うことも多々ありますが、徐々に慣れていけばいいので焦ることはありません。

英語でのWebミーティングは、頻出のフレーズをしっかりと覚えるだけでもかなり対応しやすくなるのでぜひさっそく今日から実践してみてくださいね。

Dana式英語の体験レッスンを受講しませんか？

「英語を話せる人生が良かった」「海外旅行を今以上に楽しみたい」
こういったお悩みは誰しもが一度は抱えるかと思います。

そこで、一度「Dana式英語」の体験レッスン&個別コンサルティングを無料で受けてみませんか？
本ブログを運営しているDanaはYouTubeで18万人以上の登録者を誇り、70,000人以上の方に英語の特別な情報をお伝えしてきました。

下記の公式LINEにご登録いただくと、期間限定で

• 英語力が伸びない人の特徴
• ペラペラ英語のための発音法
• 英語力UPの最短勉強法とは？
• 最短でマスターするには〇〇！

など「超有料級の64分動画&電子書籍5冊」も無料特典としてお受け取りいただけます。

Danaだからこそお伝えできる英語の学習方法、今後の目標を無料かつ個別でお伝えしますので、ぜひこの機会に無料でご登録ください。

＼ 期間限定の無料特典！ ／